S’informer sur la situation financière de son client

Premier réflexe à avoir : évaluer la solidité financière de ses clients.

Le registre du commerce sur internet

Grâce notamment au site internet , vous disposez, moyennant paiement, d’un accès aux informations administratives et comptables des entreprises inscrites sur les registres du commerce et des sociétés (RCS) tenus par les greffes des tribunaux de commerce. Vous pouvez ainsi consulter l’extrait Kbis d’une entreprise (qui fait mention d’une éventuelle procédure de traitement des difficultés), ses comptes annuels, l’historique des dépôts de ses actes au RCS, dont certains peuvent être révélateurs d’une situation délicate (comme un procès-verbal d’assemblée générale constatant la perte de la moitié du capital social), et enfin son état d’endettement (qui précise ses défauts de paiement d’effets de commerce et de chèques et les garanties prises par ses créanciers).

Les autres sources de renseignements

De nombreuses entreprises se sont spécialisées dans l’information économique et le recouvrement de créances. Ces prestataires peuvent utilement compléter l’information émanant des greffes des tribunaux de commerce par une analyse économique, voire une cotation des entreprises ciblées.

Pour obtenir des informations sur un partenaire, il est également possible de vous adresser à votre propre banque, qui dispose de nombreux outils informatifs dont l’accès à la cotation de la Banque de France, sorte de note de solvabilité attribuée à chaque entreprise.

Bien utiliser ses documents commerciaux

Les défauts de paiement des clients, s’ils résultent le plus souvent de difficultés financières, peuvent aussi provenir de désaccords sur la nature, l’objet ou le volume des marchandises vendues ou des prestations effectuées. Des désaccords qui peuvent être évités grâce à l’emploi de documents commerciaux bien adaptés.

Devis, bons de livraison, factures

Obligatoire seulement pour certaines activités (bâtiment, déménagement…), le devis est néanmoins précieux pour toute entreprise qui a besoin de démontrer, en cas de litige, l’existence de l’accord intervenu entre elle et son client sur une prestation. Attention toutefois, le devis n’a valeur de preuve qu’une fois accepté, c’est-à-dire signé par le client.

Comme le devis, un bon de commande signé par le client matérialise l’existence et l’objet d’une commande. Sans compter que l’entreprise peut y faire figurer au recto ses conditions générales de vente.

Le bon de livraison, quant à lui, est très utile pour confirmer la bonne exécution de la commande et écarter toute contestation éventuelle sur un retard de livraison ou sur des dégâts occasionnés aux biens pendant le transport, dès lors que le client l’a signé sans émettre de réserves.

Enfin, la facture constitue un autre élément de preuve, même s’il n’est pas toujours suffisant pour prouver la réalité de la dette d’un client dans la mesure où elle n’émane que de l’entreprise. Établie en deux exemplaires, elle sera néanmoins très utile pour recouvrer une créance impayée. Sachant que, dans la plupart des cas, l’entreprise ne peut pas se dispenser d’établir une facture, en particulier quand elle fait affaire avec un autre professionnel.

Les conditions générales de vente

Entre professionnels, l’établissement de conditions générales de vente (CGV) n’est pas obligatoire. Mais en pratique, les entreprises peuvent difficilement s’en passer, car elles permettent notamment de limiter les contestations et de préserver leurs intérêts. Sachant que certaines dispositions peuvent y être insérées afin de prévenir les impayés.

Parmi les plus efficaces, la clause de réserve de propriété permet à l’entreprise de rester propriétaire des biens qu’elle vend jusqu’au paiement intégral du prix par l’acheteur et, en cas de dépôt de bilan de ce dernier, d’en revendiquer la propriété ou le prix de vente si ces biens ont été revendus par l’acheteur.

Il est également possible d’insérer dans ses CGV une clause pénale (qui prévoit le versement d’une certaine somme d’argent par le client à l’entreprise en cas de retard ou de défaut de paiement), une clause suspensive ou résolutoire (qui autorise la suspension ou l’annulation des commandes en cours si le client tarde à régler ses factures) ou encore une clause de déchéance du terme (qui prévoit que, dans le cadre d’un échéancier de paiements, tout incident de paiement à l’une des échéances rend exigible le paiement intégral des créances restant dues).

Exiger des garanties de paiement

À titre de garantie, vous pouvez demander à votre client qu’une autre personne s’engage à payer à sa place en cas de défaut de paiement, ou faire en sorte de pouvoir être payé sur le prix de revente d’un de ses biens.

• Une entreprise peut ainsi subordonner la réalisation d’une vente à la condition qu’une personne se porte caution pour le client, c’est-à-dire s’engage à honorer la dette de celui-ci s’il se révèle défaillant. Mais attention alors à bien respecter le formalisme attaché à cet acte (notamment les mentions obligatoires à reproduire précisément sur le contrat) et à vérifier la solvabilité de la caution par rapport à l’étendue de son engagement, en particulier s’il s’agit d’une personne physique.

• Une entreprise peut également garantir sa créance en se constituant un droit sur un bien appartenant à son client. Si ce dernier ne respecte pas ses engagements, elle pourra alors faire saisir ce bien et procéder à sa vente pour être payée. Parmi ces garanties figurent principalement le gage (qui porte sur des biens tels que le matériel et l’outillage, le fonds de commerce, les stocks…) et l’hypothèque (qui se rapporte, quant à elle, à un bien immobilier).

Recourir à l’assurance-crédit ou à l’affacturage

À l’instar d’une assurance « classique » pour les sinistres, l’assurance-crédit garantit l’entreprise contre tout ou partie du montant des factures impayées, moyennant paiement d’une prime correspondant généralement à un pourcentage du chiffre d’affaires assuré. L’affacturage, quant à lui, consiste pour une entreprise à céder des créances à une société d’affacturage qui lui en règle le montant, déduction faite de sa commission, et prend à sa charge leur recouvrement.

Gérer à l’amiable ses impayés…

Si malgré toutes les précautions prises, certains de vos clients tardent à honorer leurs dettes, n’hésitez pas à les relancer (par téléphone, puis par courrier) et, si besoin, à leur envoyer une mise en demeure. Faute de résultat, vous pourrez alors envisager de recourir à la procédure d’injonction de payer qui permet d’obtenir, rapidement et à peu de frais, un titre exécutoire vous autorisant à faire saisir les biens de votre débiteur.